Podatek u źródła przy spółce LLC w USA

Firma podlegająca opodatkowaniu w USA ma obowiązek ustalić, czy jej kontrahenci również są podatnikami w Stanach Zjednoczonych. Ma to znaczenie, ponieważ od niektórych płatności (tzw. FDAP – Fixed, Determinable, Annual or Periodical income) może powstać obowiązek pobrania podatku u źródła (withholding tax).

W tym celu stosuje się formularze W9 oraz W8-BEN. Formularz należy wypełnić i przesłać wyłącznie wtedy, gdy zostaniesz o to poproszony przez daną platformę lub kontrahenta.

Kiedy spotkasz się z tymi formularzami?
Najczęściej przy rejestracji na platformach takich jak Amazon czy Google. W procesie rejestracyjnym jednoosobowa LLC (Single-Member LLC) jest zazwyczaj klasyfikowana jako „Individual / Sole Proprietor”, ponieważ podatkowo traktowana jest jako „disregarded entity”, czyli podmiot transparentny – analogicznie do jednoosobowej działalności gospodarczej.

Formularz W9 – kiedy NIE jest właściwy?
Formularz W9 jest przeznaczony dla osób i podmiotów podlegających opodatkowaniu w USA.

Jeżeli nie jesteś rezydentem podatkowym USA (non-resident alien), formularz W9 nie ma do ciebie zastosowania. W przypadku gdy platforma błędnie wymaga od ciebie W9, powinieneś wskazać, że:

twoja LLC ma status „Single Member Disregarded Entity”,
ty sam jesteś „non-resident alien”,
w związku z tym formularz W9 nie dotyczy twojej sytuacji.
Informacja ta jest wyraźnie wskazana zarówno w treści formularza W9, jak i w oficjalnych instrukcjach IRS.

Formularz W8-BEN – właściwy dokument
Poprawnym formularzem w przypadku właściciela jednoosobowej LLC, który nie jest rezydentem podatkowym USA, jest W8-BEN.

Za pomocą formularza W8-BEN:

deklarujesz siebie jako osobę fizyczną,
potwierdzasz status non-resident alien,
wskazujesz, że nie podlegasz opodatkowaniu w USA.
Formularz ten dotyczy twojego osobistego statusu podatkowego jako właściciela LLC. Oznacza to, że podajesz w nim swoje prywatne dane. Adres biznesowy spółki oraz numer EIN LLC nie mają tutaj znaczenia.

Podsumowanie
W9 dotyczy wyłącznie osób podlegających opodatkowaniu w USA.
W8-BEN stosujesz jako nierezydent – właściciel jednoosobowej LLC.
Formularze wypełnia się tylko wtedy, gdy wymaga tego dana platforma lub kontrahent.
W przypadku jednoosobowej LLC kluczowe znaczenie ma twój osobisty status podatkowy, a nie dane spółki.
Prawidłowe wypełnienie tych formularzy pozwala uniknąć niepotrzebnego poboru podatku u źródła oraz problemów z weryfikacją podatkową na platformach międzynarodowych.